深圳建设工程公司档案管理规定docx

深圳建设工程公司档案管理规定

为确保公司建设工程档案的完整性、规范性与可追溯性，制定本档案管理规定。档案管理应遵循统一、规范的原则，确保档案资料的科学管理和有效利用。档案的整理、存储、维护及查阅均应符合相关规定和标准，保障档案信息的安全与保密。

公司档案管理工作应确保档案的完整性，所有档案材料应严格按照项目类别、文件性质及文件重要性进行分类存储。所有档案资料必须及时归档，并确保归档后的档案可以快速检索与查阅。档案存储应保持环境适宜，避免受潮、虫害、火灾等因素的影响。

档案的管理人员应具备专业素质，定期进行档案管理知识培训，提高档案管理效率。对于档案的分类、整理和归档等环节，需要有专人负责，确保每个环节的工作高效、规范。档案管理人员应根据工作需要，熟悉公司的档案管理系统，并能够快速处理档案的接收、借阅、调阅等事务。

项目结束后，项目组应及时将所有项目档案进行归档，确保所有文件资料在项目结束时完整归档，避免遗漏重要文件。项目负责人应核对档案资料的完整性，并填写归档清单。所有归档的文件应明确标注归档日期，并按照统一标准进行编号。

档案借阅管理应严格按照规定流程进行，借阅人员必须提供有效的借阅申请，并由档案管理人员审核批准。档案借阅的使用期限、归还时间及使用目的均需记录，并确保档案借阅过程中不丢失、不损坏。档案归还后，管理人员应及时检查档案的完整性与状况，确保档案的良好保存。

所有档案应根据规定进行定期检查与更新，废弃的档案应按照保密规定进行销毁。档案管理人员应定期对档案的存放状况进行巡查，防止档案因存放不当而出现损坏或丢失现象。档案销毁过程必须严格按照相关法律法规执行，确保销毁的档案不会泄露任何敏感信息。

在使用档案管理系统时，应确保系统的安全性和稳定性，避免因技术故障或人为操作失误导致档案信息丢失或泄漏。档案系统的备份工作至关重要，应定期对档案管理系统进行数据备份，并确保备份数据的安全存储。

档案管理工作应严格执行保密制度，所有与档案管理相关的人员应签订保密协议，确保档案信息的安全性。在进行档案资料的传递和使用时，应根据档案的级别，采取不同的保密措施。